Wsparcie procesów Cash in Transit
logo

Praca i rozwój systemu 4mPower Guard w firmie IMPEL rozpoczęły się od wdrożenia systemu w firmie Brinks C.L. Firma Brinks została przejęta pod koniec 2012 roku przez firmę IMPEL. Unikalność funkcjonalna rozwiązania 4mPOWER Guard sprawiła, że firma IMPEL zdecydowała się na utrzymanie systemu i jego dalszą rozbudowę. Brinks C.L. w 2011 podjął decyzję o konieczności wsparcia procesów CIT (Cash In Transit) poprzez użycie zaawansowanych narzędzi informatycznych. Jako dostawcę rozwiązania mobilnego wspierającego pracę konwojentów, dyspozytorów i kadry zarządzającej wybrano firmę Softline Polska.

Cel wdrożenia systemu 4mPower Guard

Uruchamiając projekt wdrożenia systemu mobilnego wspierającego procesy transportu gotówki postawiono następujące cele:

  • Automatyzacja procesu planowania pracy
  • Nadzór nad przepływem depozytów
  • Przekazywanie informacji on-line – Direct Credit
  • Automatyzacja procesu odbioru depozytów
  • Kontrola jakości wykonanej pracy konwojentów
  • Bieżące monitorowanie statusów zadań i depozytów
  • Zwiększenie jakości świadczonych usług

Realizacja tych celów miała się przyczynić do radykalnej poprawy procesów dotyczących konwojowania wartości.

Harmonogram realizacji projektu

Projekt wdrożenia systemu 4mPower Guard rozpoczął się w grudniu 2011 roku. Harmonogram projektu składał się z 4 etapów.

W pierwszym etapie została przeprowadzona analiza procesów realizowanych w Brinks C.L. Następnie opracowana została pierwsza wersja dokumentacji technicznej systemu umożliwiająca implementację systemu w wersji podstawowej na potrzeby uruchomienia pilotażu.

W ramach drugiego etapu przeprowadzona została implementacja systemu 4mPower Guard. Po przetestowaniu wersji podstawowej systemu przeprowadzone zostały szkolenia dla pracowników wybranych filii Brinks C.L. na potrzeby uruchomienia pilotażu.

W trzecim etapie projektu uruchomiony został pilotaż, którego celem była weryfikacja poprawności implementacji procesów biznesowych w systemie 4mPower Guard. Na podstawie informacji zebranych od pracowników biorących udział w pilotażu przeprowadzona została ponownie analiza systemu. W wyniku analizy opracowana została nowa wersja dokumentacji doprecyzowująca funkcjonalności systemu oraz uwzględniająca uwagi użytkowników systemu.

W czwartym etapie przeprowadzona została implementacja finalnej wersji systemu 4mPower Guard. Przeszkoleni zostali wszyscy pracownicy Brinks C.L. – konwojenci, dyspozytorzy, kadra zarządzająca. Produkcyjne uruchomienie systemu nastąpiło 01.07.2012.

Sposób realizacji celów w systemie 4mPower Guard

Cele postawione na początku projektu zostały zrealizowane w następujący sposób:

  • Automatyzacja procesu planowania pracy – realizacja poprzez:
    • Automatyczne planowanie usług ujętych w harmonogram
    • Weryfikacja poprawności zaplanowanych zadań (ze względu na określone warunki prawne)
    • Wizualizacja adresów planowanych zadań na mapie – dyspozytor ma możliwość optymalnego wyznaczania tras
  • Nadzór nad przepływem depozytów – realizacja poprzez:
    • Planowanie zadań konwojentom
    • Stały podgląd realizowanych zadań
    • Stały podgląd w systemie zarządczym czasu i lokalizacji: odbioru, przekazania oraz zdania depozytu
  • Przekazywanie informacji o odbiorze depozytu w trybie on-line – Direct Credit – realizacja poprzez:
    • Informacje o depozycie wprowadzane w systemie mobilnym
    • Przekazanie informacji o odbiorze zaraz po jego wykonaniu
    • Możliwość przekazania klientowi informacji o odbiorze depozytu
  • Automatyzacja procesu odbioru depozytów – realizacja poprzez:
    • Usprawnienie procesu wprowadzania informacji o depozycie (na podstawie skanowanego kodu)
    • Automatyczne generowanie oraz drukowanie raportu spedytora przez system mobilny
  • Kontrola jakości wykonywanej pracy  – realizacja poprzez:
    • Stały podgląd informacji o czasie i lokalizacji wykonanych zadań
    • Weryfikacja on-line pracy konwojentów
    • Możliwość wygenerowania raportów (m.in. analiza wykonanych tras w zaplanowanym terminie, czasu realizacji usług)

Korzyści z realizacji projektu

Z systemu mobilnego korzysta codziennie ponad 100 zespołów konwojowych. W systemie zarządczym pracuje kilkudziesięciu dyspozytorów i pracowników zarządzających. W kilkunastu filiach codziennie dyspozytorzy planują pracę dla kilku/kilkunastu tras. Informacje o realizacji usług w trybie online przesyłane są z aplikacji mobilnej do systemu centralnego. Miesięcznie w systemie realizowanych jest kilkadziesiąt tysięcy usług.

Wdrożenie systemu 4mPower Guard to również:

  • Automatyzacja zamawiania usług
  • Monitorowanie stanu realizacji
  • Standaryzacja procesów
  • Optymalizacja przepływu informacji
  • Systematyzacja i centralizacja dostępu do danych

Kolejnym etapem w obsłudze procesów transportu gotówki była budowa systemu dla Klientów realizowana już na potrzeby firmy IMPEL.

Projekty