Szkolenia Powszechny Spis Rolny

Powszechny Spis Rolny 2010 był po raz pierwszy w Polsce realizowany w całości w formie elektronicznej. Wywiady były przeprowadzane w  trzech metodach: CAPI, CAII, CATI. Pełna informatyzacja stanowiła wyzwanie nie tylko dla Głównego Urzędu Statystycznego, dostawców oprogramowania ale również końcowych odbiorców systemów, osób wykorzystujących technologię w pracy (rachmistrza, lidera gminnego, dyspozytorów).    

Realizacja spisu rolnego z wykorzystaniem najnowszych technologii była projektem wielowarstwowym i bardzo skomplikowanym. Jednym z istotnych elementów, mającym zapewnić sprawność obsługi systemu w terenie były szkolenia użytkowników aplikacji mobilnej. Szkolenia obejmowały dwie grupy uczestników.

• Liderów gminnych.  Liderzy w czasie spisu pełnili funkcję wsparcia technicznego i merytorycznego. Osoby te nie przeprowadzały ankiet w terenie, jednak ich wiedza na temat aplikacji musiała być rozszerzona i obejmować elementy serwisowo- techniczne. Grupa osób szkolonych wynosiła 2,5 tys.
• Rachmistrzów spisowych. Rachmistrze realizowali spis metodą CAPI. Grupa szkoleniowa wynosiła 12 tys.

Każda z grup wymagała indywidualnego podejścia i dostosowania zarówno zakresu merytorycznego jak i materiałów szkoleniowych. W czasie tworzenia zakresu przekazywanej wiedzy i sposobu istotny był fakt, że zarówno liderzy gminni jak i rachmistrze w większości nie mieli przygotowania informatycznego.  

Softline we współpracy z agencją doradztwa personalnego przeprowadził rekrutację na terenie całej Polski. Znalezienie ogromnej liczby trenerów nie było łatwym zadaniem, poza umiejętnościami prezentacji i oczekiwanymi kompetencjami miękkimi  wymagane było posiadanie przez kandydata wykształcenia wyższego z dziedzin informatyki (lub studenci). Połączenie umiejętności przekazania wiedzy z dużą wiedzą informatyczną z zakresu rozwiązań mobilnych stanowiło nie lada wyzwanie, firma Softline w celu wyrównania umiejętności prezentacyjnych między trenerami i wprowadzenia jednolitego standardu zdecydowała się na przeprowadzenie w ramach tygodniowych szkoleń wewnętrznych treningu z zakresu umiejętności trenerskich. Szkolenia z umiejętności trenerskich dla kandydatów, ich zakres zostały przygotowane i przeprowadzone przez firmę Cotres Robert Jasiński. Szkolenia z działania aplikacji były realizowane prze trenerów wewnętrznych Softline. Proces rekrutacji, selekcji kandydatów, szkoleń wewnętrznych trwał trzy miesiące. Okres ten był poprzedzony działaniami przygotowawczymi uwzględniającymi przedstawienie szczegółowego harmonogramu szkoleń dla blisko 14 tys. osób z 2,5 tys. gmin.

WYZWANIA

Wyzwaniami był niewątpliwie:

• krótki czas wykonania szkoleń
• skala użytkowników
• ogólnopolski zasięg

Czas

Z uwagi na fakt, że data Powszechnego Spisu Rolnego była ustawowo wyznaczona, szkolenia musiały zakończyć się w ustalonym terminie bez możliwość zmian. Łączny czas na przeszkolenie około 14 tys. osób wynosił 6 tygodni (20.06-31.07.2010). Krótki okres wynikał również z czasu potrzebnego na rekrutację rachmistrzów przez Główny Urząd Statystyczny. Szkolenia nie mogły zacząć się przed wyznaczonym terminem (zamkniętą rekrutacją) jak również przekroczyć wyznaczonego zakończenia. W celu utrwalenia wiedzy i swobodnej pracy na systemie szkolenia zostały rozpisanie na 3-dniowe cykle szkoleniowe, w jednym tygodniu przewidziano cykle od poniedziałku do środy i od czwartku do soboty. Szkolenia liderów i rachmistrzów nie mogły odbywać się jednocześnie ponieważ założono obecność przeszkolonych liderów na szkoleniach rachmistrzów. Szkolenia liderów przewidywały obecność 2 trenerów Softline, w przypadku rachmistrzów jednego w grupach nie większych niż 22 osoby. W celu zapewnienia terminowego przeprowadzenia szkoleń firma Softline zatrudniła 200 osób na umowę zlecenie i 75 poprzez agencję doradztwa personalnego na potrzeby szkoleń liderów i rachmistrzów. 20% zasobów stanowili trenerzy rezerwowi, oczekujący na zlecenie w przypadku zdarzeń losowych trenerów głównych. Liczba trenerów zapasowych okazała się nie być przeszacowana. Przełom wiosny/lata 2010 okazał się być w kraju okresem wielu tragicznych wydarzeń (powódź, katastrofa smoleńska a w następstwie wybory prezydenckie), które wpływały bezpośrednio na zmiany w harmonogramie szkoleń. Bez zabezpieczenia szkoleń dużą ilością trenerów rezerwowych zapewne nie zostały by one wykonane w zakładanym terminie.

Skala użytkowników i ogólnopolski zasięg

Liczba osób do przeszkolenia wynosiła 2 479 liderów gminnych i 11 809 rachmistrzów spisowych na terenie całej Polski. Organizacja szkoleń dla tak ogromnej liczby osób stanowiła wielkie przedsięwzięcie logistyczne, nie była by możliwa bez zaangażowania po stronie Urzędów Statystycznych i Wojewódzkich Biur Spisowych. Szkolenia liderów i rachmistrzów były prowadzone w 80 ośrodkach szkoleniowych, duża ilość sal wynikała z faktu, że odległość zamieszkania rachmistrza od ośrodka nie mogła przekraczać 60 km. Dlatego z uwagi na odległość zdarzały się grupy nieoptymalne (dużo mniejsze od zakładanych maksymalnych 22 osób) obejmujące 6-11 uczestników. Duża ilość ośrodków szkoleniowych implikowała również potrzebę dojazdów przez trenerów do ośrodków, w wielu przypadkach jednym z wymogów stawianym przez kandydatami na trenerów było posiadanie samochodu i zgoda na odbywanie częstych wyjazdów.

Softline przeprowadził wszystkie planowane szkolenia w czasie, żadne nie zostało odwołane z powodu braku trenera na miejscu szkoleń. Na pewno kluczowy był wybór kandydatów, trenerzy okazali się być osobami bardzo odpowiedzialnymi i obowiązkowymi, bez ich zaangażowania sprawne przeprowadzenie szkoleń nie byłoby możliwe. W celu komunikacji z trenerami był udostępniony portal internetowy zawierający wszystkie informacje o szkoleniach: harmonogramy, materiały prezentacyjne, forum, ogłoszenia. Ponadto została uruchomiona linia wsparcia telefonicznego, działająca od 9:00 do 17:00. Pracę nad trenerami sprawowało 16 koordynatorów wojewódzkich. Na potrzeby projektu firma Softline zakupiła 170 zestawów netbooków oraz 170 projektorów.

Kolejnym projektem szkoleniowym wykonywanym w takiej skali przez Softline są szkolenia dla liderów gminnych i rachmistrzów spisowych w ramach Narodowego Spisu Powszechnego. Start w grudniu 2010. Projekt jest bardziej skomplikowany i dotyczy większej ilości osób. Wierzymy, że doświadczenie zdobyte w czasie PSR i współpraca z trenerami zaangażowanymi w PSR pozwoli przeprowadzić szkolenia jeszcze sprawniej.