Wdrożenie w Grupie Raben

Grupa Raben

Grupa Raben oferuje usługi z zakresu: dystrybucji krajowej, międzynarodowej oraz kompleksowej obsługi logistycznej.  Grupa Raben prowadzi działalność w całej Europie poprzez sieć własnych oddziałów (które są zlokalizowane na terenie  Holandii, Niemczech, Polski, Estonii, Litwy, Łotwy, Ukrainy oraz Rosji) oraz współpracując z partnerami. 

W skład Grupy Raben wchodzą marki: Raben, Fresh Logistics, CJ International, Birkart Systemverkehre oraz Raben &  Liesenfeld. Grupa Raben zajmuje się obsługą wielu grup produktowych, między innymi artykułów spożywczych, kosmetyków, artykułów chemicznych czy też niebezpiecznych. Więcej informacji na stronie firmy Raben.

Wyzwanie

Wyzwanie dla projektu było następujące: jak pozyskać automatycznie statusy doręczenia 10 tysięcy przesyłek od
1 tysiąca kierowców nie inwestując 10 milionów PLN w rozwiązania stosowane w Europie zachodniej. Większość firm branży logistycznej posiada rozbudowany system śledzenia drogi przesyłki  (track&trace). Systemy te dostarczają zazwyczaj informacje na jakim etapie realizacji jest transport przesyłek zleconych do przewozu krajowego czy też międzynarodowego.  Systemy  takie są dostępne przez Internet dla klientów co zmniejsza ilość telefonów do działu obsługi klienta. Oczywiście im informacja jest bardziej aktualna tym klienci są bardziej zadowoleni i jest mniej telefonów z pytaniami o status dostawy. Pozyskanie informacji o statusach jest realizowane na wiele sposobów przez firmy. Można: wprowadzać status
z dokumentów po dostawie, gdy kierowca zakończy dostawy w danym dniu, dzwonić do kierowcy i pytać o statusy, wyposażyć kierowców w kolektory danych, otrzymywać od nich statusy przez sms albo też wyposażyć kierowców
w dedykowane rozwiązania samochodowe (komputery pokładowe). Niemniej każde z powyższych rozwiązań ma pewne wady. Informacja jest dostępna zbyt późno lub/i koszt pozyskania informacji jest bardzo duży.

Rozwój technologiczny GSM spowodował, że telefony komórkowe stały się przenośnymi komputerami z szeroką funkcjonalnością. Rozwój infrastruktury telekomunikacyjnej spowodował powszechny i tani dostęp do usługi transmisji danych. Te elementy były inspiracją do budowy rozwiązania taniego, intuicyjnego w obsłudze i funkcjonalnego. Ideą było stworzenie sytemu pozwalającego kierowcy wprowadzić status (z listy zdefiniowanych statusów) do przesyłek, które ma
w danym dniu doręczyć. Lista przesyłek powinna być automatycznie wysyłana z systemu transportowego, statusy nadawane przez kierowcę powinny być automatycznie zapisywane w systemie transportowym. Założeniami dla aplikacji mobilnej zainstalowanej na terminalu były:

• intuicyjność w obsłudze (nie bardziej złożona niż wysłanie wiadomości sms)
• działająca bez przerw (kierowca nie może zamknąć aplikacji, przerwać jej działania, zablokować itp.), można ją zatrzymać tylko wyłączając telefon
• transfer danych w obie strony (do i z telefonu) uzależniony tylko od zasięgu sieci GSM
• niezawodna.

Rozwiązanie

Przemiana koncepcji w projekt nastąpiła po rozmowach z firmami: Polkomtel - dostawcą usług GSM, dostawcą rozwiązań mobilnych firmą Softline - Mobile Communication Systems oraz firmą NOKIA dostawcą aparatów telefonicznych. Polkomtel zaoferował atrakcyjny plan taryfowy dla transmisji danych, Softline miał bardzo duże doświadczenie w  budowaniu rozwiązań biznesowych na urządzeniach mobilnych, NOKIA miała w swoje ofercie odpowiednią technologię i terminale. Technologia była bardzo istotna ponieważ aplikacja zainstalowana na telefonach jest zbudowana na platformie SYMBIAN. Rozwiązanie składa się z  rozwiązania zapewniającego połaczenie systemu zarządzania transportem z serwerem odpowiadającym za komunikację z telefonami oraz aplikacji zainstalowanej na telefonach. Serwer komunikacyjny odpowiada za poprawną, kompletną i szybką transmisję danych z aplikacji transportowej do telefonów i odwrotnie. Na telefonach zainstalowany jest program do wprowadzania statusów przesyłek będących w doręczeniu. Dodatkowo została stworzona możliwość przesyłania na telefon kierowcy zleceń odbioru przesyłek. Jeśli Raben otrzyma zlecenie od klienta już po wyjeździe samochodu wówczas dyspozytor może przesłać to zlecenie bezpośrednio na telefon kierowcy. Kierowca po otrzymaniu takiego zlecenia potwierdza przyjęcie do realizacji. Ten sposób przekazywania zleceń zmniejsza ilość telefonów oraz daje kierowcy dokładne dane zlecenia (adres, data, godzina, ilość).

Jak to działa?

Działa prosto. Mimo złożonych technologicznie połączeń między systemem transportowym, serwerem komunikacyjnym, siecią GSM a terminalami rozwiązanie jest intuicyjne w obsłudze dla użytkownika. Zdecydowana większość procesów zachodzących w systemie odbywa się w sposób transparentny i całkowicie automatyczny dla użytkownika. System analizuje wiele czynników, przetwarza je, obrabia, przekazuje pomiędzy serwerami, a pracownicy widzą tylko efekty tych przeliczeń. Dyspozytor wykonuje swoją standardową pracę, planuje przesyłki na samochody i po zatwierdzeniu planu dostaw system automatycznie wysyła dane na telefon wskazanego kierowcy. Kierowca otrzymuje „plan” wykonany przez dyspozytora
w postaci listy przesyłek (w odpowiedniej kolejności) i potwierdza przyjęcie do realizacji. Następnie w ciągu dnia po dostarczeniu każdej z przesyłek kierowca wybiera odpowiedni status (z listy możliwych), a resztę kontroluje system. Wysyłanie danych jest automatyczne więc nie ma dodatkowej pracy, natomiast statusy są uzupełniane przez kierowców co zdejmuje z działu transportu konieczność wykonania wielu telefonów każdego dnia oraz uzupełniania statusów w systemie transportowym.

Jak rozwiązanie przyjęli kierowcy? Oczywiście różnie. Jedni odebrali to system jako jeszcze jeden obowiązek, którego do tej pory nie było, inni przyjęli jako coś normalnego a jeszcze inni jako dobry krok i nowinkę technologiczną. Wszyscy kierowcy natomiast chwalili prostotę i łatwość obsługi.

Korzyści

Korzyści mona podzielić na trzy grupy:

• jakościowe
• finansowe
• rynkowe