Elektroniczna wymiana danych EDI jest to przesyłanie komunikatów elektronicznych (będących odpowiednikami dokumentów handlowych lub administracyjnych takich jak: faktura, zamówienie, awizo dostawy, harmonogram produkcji itp.), tworzonych według powszechnie uzgodnionego standardu między aplikacjami w różnych systemach komputerowych, za pomocą teletransmisji. System EDI Softline posiada wbudowane elementy work flow, moduły obiegu i wymiany dokumentów i informacji między różnymi aplikacjami współpracujących partnerów handlowych. Dokumenty nie muszą być drukowane, po wygenerowaniu odpowiadających im struktur danych, mogą być przesłane elektronicznie do systemu adresata i tam przetworzone automatycznie, bez interwencji człowieka, przez program interpretujący otrzymane struktury danych.

Kluczowym aspektem EDI jest standaryzacja przesyłanych informacji oraz bezpieczeństwo komunikacji.

EDI jest technologią obiegu i wymiany dokumentów w takich sektorach jak produkcja, handel, transport, edukacja, bankowości, administracji.

Ograniczenie do minimum ryzyka błędu

Elektroniczny transfer danych eliminuje konieczność kopiowania danych z jednego papierowego dokumentu na inny lub ręcznego wprowadzania danych do systemu. W typowym zleceniu zakupu, osoba fizycznie przepisuje informacje
z formularza papierowego przynajmniej jeden raz. Przy pomocy EDI zwiększona dokładność i efektywność osiągane są na kilka sposobów:

• dokumenty elektroniczne przesyłane są precyzyjnie bez względu na ich rozmiar. Jeżeli transmisja dużego dokumentu okazuje się nieskuteczna, użytkownik może wywołać procedurę retransmisji
• dane elektroniczne wyprowadzane są z bazy danych, gdzie zostały już poddane uprzedniemu zatwierdzeniu (sprawdzeniu)
• w przypadku gdy dokument elektroniczny przetwarza wielu uczestników, z których każdy dodaje dane do istniejącego dokumentu, żaden nie ma możliwości zmiany poprzednio wprowadzonej informacji.

Nowa, lepsza gospodarka towarami

• Szybka wymiana dokumentów i zerowe szanse popełnienia błędu pozwalają realizować zamówienia o wiele szybciej. System nie pozwala na pozostawienie firmy z niedoborem magazynowym. Wskazuje momenty, w których należy interweniować w sprawie dostaw danych artykułów ze wskazaniem, u którego z kontrahentów należy zamówić. System używa zaawansowanych technik analizy danych, dających gwarancję, że na stanie magazynowym nigdy nie zabraknie towarów i nie będą zalegały w nadmiarze.
• Powiększenie rynku odbiorców i dostawców.
• Wzrastająca liczba wielkich przedsiębiorstw o zasięgu światowym stosuje już EDI jako standard pracy. Dla mniejszego kooperanta wdrożenie EDI jest wartością dodaną, a czasem wręcz biletem do rozwoju, gdyż większość korporacji wprost wymaga stosowania EDI.

Zastosowanie EDI związane jest ze zmianą metod zarządzania, oraz z usprawnieniem procedur logistycznych. Wdrożenie podsystemu EDI w planie technicznym nie stanowi obecnie problemu. Aby jednak właściwie wykorzystać EDI konieczne jest:

• zintegrowanie podsystemu EDI z wewnętrznym systemem informatycznym
• zmiana wewnętrznego obiegu informacji
• reorganizacja procedur logistycznych w uzgodnieniu z partnerami
• dostosowanie polityki marketingowej do nowych możliwości

Firmy o wieloletnim doświadczeniu w stosowaniu EDI podkreślają, że efekty bezpośrednie szybko pokrywają wszelkie wydatki inwestycyjne związane z implementacją EDI. Jednak korzyści długofalowe uważane są za najważniejsze, gdyż przyczyniają się do poprawy konkurencyjności firmy.